Personalpolicy

Personalpolicyn är en del i våra grundläggande värderingar och synsätt när det gäller våra medarbetare inom alla delar av Fastighetsmästaren och gäller likaväl chefer som medarbetare.

Personalpolicyn är ett hjälpmedel och stöd som redan används i rekryteringsskedet när chefen ska förklara vad Fastighetsmästaren är, våra värderingar, vad vi står för i olika avseenden samt vad vi förväntar oss av våra medarbetare.

VD har det yttersta ansvaret när det gäller Personalpolicyn. Var och en som har ett definierat chefsansvar, ansvarar inom sitt område för att Personalpolicyn blir operativ inom företaget. Policyn är ett verktyg, som vi vill att samtliga chefer ska använda och arbeta med, så att var och en av våra medarbetare:

· är ordentligt och grundligt informerad om vår affärsidé, visionen, våra aktuella mål och planer,
· får tydlig information om vår utveckling i förhållande till mål och planer,
· i förekommande fall får information om sina egna resultat,
· ges både möjligheter och tillfällen att framföra åsikter om vår verksamhet,
· får reda på hur hans/hennes insats uppfattas, sakligt grundat,
· ges möjligheter att utvecklas såväl professionellt som personligt, så att vi har de kvalificerade medarbetare, som vi behöver för att vi ska ha livs levande nätverk.

Medarbetarens och företagets skyldigheter

En förutsättning för att vår verksamhet ska bedrivas på ett effektivt sätt, är att vi, både medarbetare och företagsledning, visar varandra ömsesidig respekt, lojalitet och förtroende.

Syftet är att vi ska nå våra uppsatta mål och med byggandet av långsiktiga relationer.

Våra medarbetare ska iaktta diskretion med uppgifter som gäller Fastighetsmästaren och människorna i våra nätverk.

Det är självfallet inte tillåtet, att någon av våra anställda för egen eller någon annans räkning utför arbete, som direkt eller indirekt konkurrerar med vår verksamhet inom någon del av Fastighetsmästaren.

Ingen av våra anställda får åta sig uppdrag, eller bedriva verksamhet som kan inverka negativt på hans/hennes arbete och ansvar inom Fastighetsmästaren. Den som överväger att åta sig någon bisyssla, ska först rådgöra med sin närmaste chef, som beslutar om bisysslan kan accepteras.

Alla anställda har rätt att åta sig statliga, kommunala eller fackliga förtroendeuppdrag.

Alla anställda är skyldiga att se till, att inga olagliga kopior av programvaror under några omständigheter installeras på företagets datorer. Att installera olagliga kopior är straffbart enligt lag.

Fastighetsmästaren tillhandahåller den utrustning som är nödvändig för att vi ska utföra vårt arbete på ett tillfredsställande sätt. Våra datorer är dimensionerade och avsedda som hjälpmedel för att underlätta genomförandet av ålagda arbetsuppgifter och ska användas enbart i detta syfte. Vid användande av Internet ska etik och moral samt sunt förnuft gälla.

För att upprätthålla en hög tillgänglighet ska alla anställda läsa sin e-post minst en gång per arbetsdag. De som är ute hos kund ska kunna nås på personsökare, mobiltelefon eller mobilsvar.

Personalmässiga mål

Hela Fastighetsmästarens framgång och en förutsättning för den fortsatta uppbyggnaden av relationerna och nätverken och utvecklingen framöver, bygger på medarbetarnas kompetens.

Vi vill kunna:

· attrahera
· anställa
· behålla
· utveckla

personer, som har kompetenser, potentialer och personliga egenskaper som skapar nya möjligheter och tillför nya värden till Fastighetsmästaren och därmed till våra nätverk.

När våra långsiktiga relationer i våra nätverk fungerar som vi vill, kommer det att innebära, att vi har en unikt bred rekryteringsbas vid de tillfällen vi själva ska rekrytera och anställa nya medarbetare. Vi kommer redan att ha kontakt med personer som är intresserade av att ta ett aktivt ansvar i någon funktion på Fastighetsmästaren. Vi ska vara så attraktiva som företag att vi spontant blir kontaktade av dessa personer som har rätt kompetens, inneboende potentialer.

För att underlätta för oss att attrahera, anställa, behålla och aktivt utveckla medarbetare, ska varje befattning ha en tydlig och aktuell beskrivning av det funktionella befattningsinnehållet, med beskrivning av innehåll och kravnivå, för att man ska kunna se:

· var och ens nuvarande och ännu inte utnyttjade potential,
· var och ens möjliga utvecklingspotential, vad som krävs för att förverkliga denna och för vilken befattning
detta kan vara kvalificerande.

En del i den aktiva kompetensutvecklingen finns inbyggd hos oss i vår verksamhet, genom möjligheten för var och en att få vara med i uppbyggnadsarbetet och utvecklingen av våra långsiktiga relationer med människor i nätverken

Chefer och ledarskap

När vi använder benämningen ”chef” innebär det att personen i den befattningen har ett personalansvar – ett ansvar för andra anställda inom hela eller delar av Fastighetsmästaren.

Våra ledare ska vara bra förebilder och stötta sina medarbetare genom att finnas till hands i det dagliga arbetet. De ska måna om medarbetarnas personliga utveckling, lita på deras förmåga och avsätta den tid som krävs. Alla medarbetare ska erbjudas möjlighet att utvecklas på det sätt som bäst gynnar var och en och därmed också Fastighetsmästaren. På så sätt utvecklas medarbetaren till att förstå och inse sin egen förmåga att skapa motivation och resultat. Vi stärker därmed våra möjligheter att nå våra mål och genomföra våra planer.

En förutsättning är att vi ständigt strävar efter att utveckla en hög chefs- och ledarkompetens. Dels för att bibehålla resp. öka den professionella chefskompetensen. Dels hos varje medarbetare, som själv vill och som har potential till att ta ett ökat ansvar som chef, eller i någon av våra specialistbefattningar.

En chef på Fastighetsmästaren ska därför bedömas efter hur väl han/hon lyckas med att:

· uppfylla de affärsmässiga målen – för totalt likväl som för en del av företaget. Det beror på
omfattningen av chefansvaret
· skapa en positiv och attraktiv arbetsmiljö
· bygga upp och utveckla långsiktiga relationer, inom och utom Fastighetsmästaren
· utveckla sina medarbetare, vilket kanske är det allra viktigaste
· utveckla sig själv som professionell chef

Personal som slutar sin anställning på Fastighetsmästaren

Oberoende av orsaken till att någon av våra anställda lämnar sin anställning hos oss, ska denne bemötas med respekt. Vår grundsyn är att personer, som går vidare i andra anställningar, är personer som vill utvecklas – kanske för att senare komma tillbaka till oss i en annan befattning, eller för att blir medlem i ett nätverk.

Samtliga inom Fastighetsmästaren ska agera för att personen i fråga lämnar oss med en positiv syn på företaget

Rekryteringspolicy

Vi ska vara ett av de allra mest attraktiva företagen inom vår bransch, oavsett om man kommer direkt från högskola eller har arbetslivserfarenhet.

Detta kommer vi att mäta via medarbetar- och kundenkäter.

De vi rekryterar ska ha utvecklingspotential och besitta egenskaper och talanger som överensstämmer med våra värderingar.

Vi ska uppmuntra de anställda att “tipsa” om goda kandidater.

Vi ska inte aktivt rekrytera från kunder eller partners.

Introduktionspolicy

Allmänt sett vill vi givetvis att alla nyanställda snabbt ska komma in i sitt arbete och bidra till framgångarna i byggandet av våra långsiktiga relationer, internt likaväl som externt.

I vår verksamhet är varje nyanställning en mycket viktig investering i en ny resurs. Därför ska den göras med den omsorg och respekt som krävs för att den ska bli rätt. Nyanställda är inte bara de som är nya i Fastighetsmästaren, utan även de som byter arbete eller kommer tillbaka efter lång tids frånvaro.

Den som byter arbete får en helt ny social och administrativ miljö med nya arbetskamrater och arbetssituation. Därför är stöd, handledning och utbildning avgörande för att starten/återkomsten till arbetet ska fungera på bästa sätt.

För varje ny medarbetare på Fastighetsmästaren ska finnas ett individuellt anpassat och väl dokumenterat introduktionsprogram. Målet med programmet är självklart. Varje nyanställd medarbetare ska tas om hand och få sådana förutsättningar att han/hon känner en trygghet och på ett planerat sätt, snabbt och effektivt kan introduceras i Fastighetsmästaren och i sitt ansvar med sina arbetsuppgifter samt börja bidra genom att bygga egna långsiktiga personliga relationer.

Ansvaret för att introduktionsplanen finns i aktuell version, att tillräckliga resurser finns och att planen följs har anställande chef. Bl.a. är det viktigt att den som utses till fadder själv är intresserad och motiverad och kan ges möjlighet att avsätta tillräckligt med tid till uppgiften.

Introduktionsprogrammet, innehållsmässigt, aktivitetsmässigt och ansvarsmässigt, finns i separat dokument – som även är tänkt att användas som ett stöd i form av en checklista vid nyanställning och introduktion.

Se separata checklistor.

Utvecklings- och utbildningspolicy

Både den enskilde och företaget vinner på att en påbörjad utbildning resulterar i examen. Fastighetsmästaren söker därför i mesta möjliga mån stötta den som är nära sin universitets- eller högskoleexamen.

Ett kontinuerligt lärande är viktigt både för Fastighetsmästarens verksamhet och den enskildes utveckling. Forskning och utveckling går framåt med en sådan hastighet att ingen någonsin blir riktigt färdiglärd. Fastighetsmästaren vill därför uppmuntra sina anställda att vidareutbilda sig och har därför en utbildningsbudget. Föreslagen utbildning måste dock ha ett direkt samband med vår verksamhet och vara till nytta för företaget. Den ska vara godkänd av närmaste chef för att bidrag ska utgå. I samband med utvecklingssamtalen diskuterar chef och anställd bl.a. vilken utbildning som är aktuell och lämplig.

Fastighetsmästaren har det övergripande ansvaret för att ge riktlinjer och resurser för kompetensutveckling.

Alla ledare och chefer är tillsammans med den anställde ansvariga för personens utveckling. Huvudansvaret för den faktiska kompetensutvecklingen ligger dock alltid hos den enskilde. Det innebär att varje anställd själv måste ställa krav på och föreslå egen utveckling.

Varje anställd ska ha en utvecklingsplan som tas fram i planerings-/utvecklingssamtal mellan chef och anställd. Detta samtal ska äga rum minst en gång per år och dokumenteras på speciell blankett.

Mål och metoder för kompetensutveckling ska tillgodose både individens och företagets behov.

· Vi ska erbjuda våra anställda utveckling så att alla trivs i sitt nuvarande arbete och får förutsättningar att utföra arbetet på ett professionellt sätt.
· Vi vill att den anställde tillsammans med sin chef planerar sin utveckling, och vi stödjer initiativ när det gäller egen utveckling.
· Vi ska investera både i kurser som är relevanta för nuvarande ansvarsområde och i kurser som förbereder den anställde för nya, framtida utmaningar.
· Vi bidrar till aktiviteter som fokuserar på personlig utveckling och omfattar kurser som är till nytta för medarbetarens uppgifter i företaget.
· I det fall den anställde önskar genomgå en utbildning, som endast indirekt har anknytning till nuvarande/kommande arbetsuppgifter, kan företaget stå för utbildningskostnaden. Detta förutsatt att chefen godkänt detta och att den anställde är kvar på företaget. Kostnaden avskrivs med 25 % per år.

Beskrivningarna av innehållet i resp. funktion är en del av underlaget i planeringssamtalen. Ett annat underlag är kriterierna för bedömningen av den personliga skickligheten och prestationen. Ett tredje är de faktaunderlag som ev. krävs för att på ett relevant sätt enas om uppnådda resultat och mål.

Mål kan vara såväl självklara ekonomiska resultat, volymmål, egenskaper hos resultat, innehålls- och utförandemässigt.

Det viktigaste och det vi vill att mest tid ska ägnas åt, är målen och förväntningarna för den nya målperioden, i kombination med medarbetarens egna önskemål om stöd och support, samt kompetensutvecklings- och utbildningsåtgärderna.

Informationspolicy

Vi har en öppen attityd till information och kommunikation inom företaget. Varje anställd ansvarar själv för att förmedla och utbyta kunskaper med sina kolleger samt skaffa sig den information som krävs för att han/hon ska kunna göra ett fullgott arbete.

Följande informationskanaler finns:

· E-post – För att kommunicera/informera enskilda personer eller till grupper i personalen. Skämtmail ska undvikas och information ska enbart skickas till berörda.
· Personal- och förvaltningsmöten – För att kommunicera och informera.
· Ledningsmöten – För företagsövergripande beslut.

All information om kunder, arbetskamrater, affärsläget ska behandlas med speciell känsla och vid behov konfidentiellt.

Generellt gäller att vi ska skapa goodwill och uppträda som goda ambassadörer för vårt företag.

Massmediarelationer

Vi vill vara ett öppet företag och ser massmedia som en kanal till marknaden. Därför har vi en serviceinriktad attityd till massmedia och arbetar aktivt med att förmedla fakta och nyheter. Vi spekulerar inte och sprider aldrig rykten.

Ansvarig för publicering av pressreleaser och kontakter med massmedia och för PR är VD. Vår grundsyn är att alla individer gärna får uttala sig inom sitt eget ansvarsområde. Det är dock viktigt att ge väl genomtänkta uttalanden och är man det minsta tveksam, be att få återkomma eller hänvisa till VD eller ägare.

Resepolicy

Vi reser på det mest kostnadseffektiva sättet. Vi bor på hotell av god standard. I de fall mötet på annan ort äger rum på en fredag eller måndag och det finns weekendbiljetter att tillgå som är avsevärt billigare än reguljär biljett, betalar Fastighetsmästaren hotell för weekenden. Detta förutsatt att totaltkostnaden blir lägre än för en reguljär biljett.

Arbetsmiljöpolicy

Arbetstidspolicy

Vi arbetar med en människosyn som ger arbetstagare och chefer förtroendet att själva sätta mål för sitt arbete. Det innebär att arbetstiden är underordnad resultatet. Vårt mål är 40 timmars arbetsvecka.

Tidsplaner är viktiga för att nå resultat i rätt tid utan att stressa eller få ojämn arbetsbelastning. Detta kräver täta kontakter mellan den anställde och närmaste chef samt ett bra rapporteringssystem.

Cheferna ansvarar tillsammans med sina anställda för att arbetsbelastningen anpassas efter arbetstiden samt vars och ens förmåga.

Arbetsmiljö

Ingen medarbetare ska utsättas för fara eller ohälsa i sitt arbete.

Mål för Fastighetsmästarens arbetsmiljöarbete:

· Arbetsmiljöarbetet ska vara en integrerad del av den dagliga verksamheten.
· Vi ska stärka och vidareutveckla den goda arbetsmiljön och bevaka den så att inte nya risker uppstår.
· Medarbetarna ska uppleva en god arbetskvalitet vad gäller fysiska, psykiska och sociala förhållanden på arbetsplatsen.
· Varje medarbetare ska ta ett personligt ansvar för miljö och hälsa, uppmärksamma och genast rapportera eventuella risker och hot mot arbetsmiljön.
· Vi ska skapa en öppen attityd och ta diskussioner med samtliga medarbetare, så att alla får en möjlighet att utvecklas och trivas med sitt arbete. En god arbetsmiljö är också ett starkt konkurrensmedel.
· Fastighetsmästaren tillhandahåller kontorsplatser för samtliga anställda. I det fall någon anställd har behov av att arbeta hemifrån, överenskommes detta med resp. chef.

Våra kontorslokaler är rökfria.

Vi dricker bara alkoholhaltiga drycker i samband med Fastighetsmästarens festligheter eller när det passar gängse seder och bruk.

Vi accepterar inte konsumtion av olagliga narkotiska preparat.

Vi erbjuder våra anställda företagsanpassad hälsovård via Kirunahälsan.

Medarbetare som arbetar vid bildskärm mer än en timme per arbetsdag har möjlighet att genomgå synundersökning för behov av terminalglasögon, på arbetsgivarens bekostnad. Detta framgår av Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 1998:5 Arbete vid bildskärm.

Fastighetsmästaren ersätter kostnad för synundersökning och terminalglas. Fastighetsmästaren ersätter dessutom båge upp till 400 kr inkl moms.

Miljöpolicy

Vi ska skydda miljön genom att minimera förbrukning av resurser och undvika miljöförstöring.

Vi strävar efter samarbete enbart med miljöcertifierade underleverantörer.

Lika-värde policy

Fastighetsmästaren ska skydda varje anställds värdighet och integritet på arbetsplatsen. Fastightesmästaren tolererar inte trakasserier av något slag.

Med trakasserier menar vi ett handlande som, även oavsiktligt, tar sikte på att skada, särbehandla eller vålla obehag, t.ex. vad gäller en persons kön, ålder, handikapp, sexuell läggning, politiska åsikter, ras, utseende eller religion.

Exempel på trakasserier som kan finnas i arbetet:

· En förmån uteblir
· Försämrade arbetsförhållanden eller villkor
· Kränkningar (t ex kommentarer om utseende)
· Hot
· Oförtjänt dåliga vitsord
· Sämre möjligheter till utveckling